26 Desember 2011

Mengapa Kantor Komunikasi?

"Jika kita melihat sebuah kekeliruan, jangan diam. Ubahlah dengan tanganmu. Jika kita mendengar sebuah kekeliruan, jangan diam. Serukan dengan suaramu. Jika kita merasakan sebuah kekeliruan, jangan diam. Ingkarilah dengan hatimu."—Muhammad Alvin Dwiana Qobulsyah, Departemen Kajian dan Aksi Strategis BEM FISIP UI 2009
Berangkat dari kutipan di atas—yang masih terngiang-ngiang di kepala saya hingga saat ini—itulah yang kemudian menjadi dasar alasan mengapa saya masih melanjutkan dan berada di lembaga eksekutif mahasiswa tingkat fakultas ini bahkan di tahun ketiga saya di kampus. Jelas, ada sebuah kekeliruan. Teman-teman saya dua tahun silam dari Departemen Kajian dan Aksi Strategis BEM FISIP UI 2009, khususnya Alvin, mengatakan, “Jika kita melihat sebuah kekeliruan, jangan diam.” Ya, saya melihat sebuah kekeliruan di lembaga ini, khususnya dalam hal sistem komunikasinya. Mungkin bukan suatu hal yang besar dan memang tidak perlu dibesar-besarkan, tapi rasanya saya menjadi salah ketika saya mengetahui sebuah kekeliruan dan saya diam.

Dalam suatu organisasi, masalah komunikasi kerap kali muncul menjadi suatu masalah yang rumit dan terkadang “berbahaya” baik bagi suatu organisasi maupun suatu kepanitiaan program kerja. Hal ini bisa terjadi ketika masalah-masalah komunikasi tidak ditangani dengan baik atau bahkan hanya dianggap ringan. Memang, pada dasarnya masalah-masalah komunikasi bukanlah masalah-masalah yang memerlukan perhatian besar. Masalah-masalah komunikasi tidaklah seriskan masalah-masalah keuangan yang jika dalam pelaksanaannya terdapat kesalahan dapat berakibat fatal bagi suatu organisasi atau kepanitiaan. Namun, pada kenyataanya masalah-masalah komunikasi yang ringan ini sering kali memiliki dampak yang besar atau bahkan berdampak fatal jika tidak diatasi dengan serius.

BEM FISIP UI sebagai sebuah lembaga mahasiswa tingkat fakultas yang salah satu tugasnya adalah mewadahi berbagai aspirasi mahasiswa FISIP UI terkait berbagai aspek, tentu memerlukan suatu media atau wadah komunikasi untuk memberikan feedback atas berbagai tanggapan atas aspirasi mahasiswa, opini, memberikan kejelasan atas kesimpangsiuran informasi, ataupun memberikan penyikapannya sebagai suatu lembaga atas suatu isu. Selama ini, BEM FISIP UI memiliki suatu biro yang berhubungan dan berkoordinasi langsung dengan ketua BEM FISIP UI. Biro tersebut adalah Biro Hubungan Masyarakat (Humas). Biro Humas pada dasarnya bertugas menjalankan berbagai fungsi dan peran kehumasan suatu lembaga, dalam hal ini BEM FISIP UI, serta tugas-tugas yang mencakup segala fungsi komunikasi antara lembaga dengan lembaga, lembaga dengan dekanat atau para pemangku kepentingan, lembaga dengan masyarakat, dan lembaga dengan mahasiswa. Lantas, bagaimana dengan fungsi “humas” itu sendiri? Apakah benar-benar berjalan? Pada kenyataannya, selama ini Biro Humas lebih terkesan sebagai suatu bagian dalam BEM FISIP UI yang bertugas hanya untuk menjalankan fungsi publikasi, seperti menempel poster-poster di papan-papan komunikasi dan meng-update informasi BEM FISIP UI di akun-akun situs jejaring sosial, seperti Facebook dan Twitter. Ini berarti hanya terjadi komunikasi satu arah. Memang, di situs-situs jejaring sosial, sang administrator atau pemegang akun situs jejaring sosial dapat berinteraksi dengan publik atau dalam hal ini para mahasiswa FISIP UI pada khususnya. Namun, apakah kinerja publikasi dan interaksi dengan publik secara maya itu sendiri sudah maksimal?

Lantas, dengan demikian, timbul suatu pertanyaan dalam diri saya, apakah kemudian dengan peran Biro Humas yang seperti itu telah membuat penyampaian pesan atau proses komunikasi suatu organisasi menjadi baik? Bagaimana dengan citra BEM FISIP UI di mata mahasiswa FISIP UI, apakah sudah baik? Bagaimana dengan citra BEM FISIP UI di mata dekanat atau para pemangku kepentingan, apakah sudah baik? BEM FISIP UI memang bekerja, mengabdi, dan melayani mahasiswa FISIP UI, tapi itu tentu tidak berarti bahwa BEM FISIP UI harus mengenyampingkan kepentingan-kepentingan lain di luar kepentingan mahasiswa. Pihak-pihak luar yang ikut berhubungan dengan BEM FISIP UI pun harus tetap diperhatikan walaupun memang dalam batas dan porsi tertentu. Semua ini terangkum dalam suatu masalah yang dapat saya katakan sebagai masalah komunikasi. Semua hal ini butuh diselesaikan dari suatu perspektif atau pendekatan komunikasi serta strategi komunikasi tertentu dalam menyelesaikannya.

Sebagai seseorang yang telah terjun di BEM FISIP UI selama dua periode kepengurusan dan sekaligus sebagai seorang mahasiswa jurusan Ilmu Komunikasi di FISIP UI, tentu hal ini pun tidak luput dari pengamatan saya. Saya kemudian menyadari bahwa meletakkan Biro Humas sebagai dasar atau pondasi atas berbagai strategi komunikasi lembaga adalah hal yang keliru, atau dapat saya katakan tidak bijaksana. Hal ini dikarenakan segala fungsi humas adalah bagian dari komunikasi. Sementara itu, masalah komunikasi tidak hanya terbatas pada masalah-masalah humas saja. Jadi, menjadi suatu hal yang keliru jika Biro Humas dijadikan satu-satunya corong komunikasi lembaga baik ke dalam maupun ke luar lembaga. Oleh karena itulah saya mengajukan bentuk baru dalam sistem kehumasan BEM FISIP UI, yang saya sebut sebagai Kantor Komunikasi.

Kantor Komunikasi (bukan Kantor Komunikasi dan Informasi—KKI) BEM FISIP UI kemudian lahir sebagai suatu bidang baru yang ada di kepengurusan BEM FISIP UI tahun 2011. Bidang ini merupakan bidang yang secara garis besar bertugas untuk menjalin hubungan kepada berbagai pihak, baik di dalam maupun luar fakultas, serta membuat pencitraan dan kerangka opini publik yang positif. Dengan menjalin hubungan baik dengan semua elemen yang berkaitan dengan BEM FISIP UI, Kantor Komunikasi diharapkan akan menciptakan BEM FISIP UI yang membumi dan inklusif. Seluruh program kerja Kantor Komunikasi harus sejalan dengan penjagaan citra BEM FISIP UI yang positif dan profesional agar terwujud visi yang diusung, yaitu partisipatif dan kontributif.

Citra yang baik dimulai dari komunikasi yang baik pula. Oleh karena itu, Kantor Komunikasi merupakan garda terdepan BEM FISIP UI dalam menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh stakeholders atau para pemangku kepentingan melalui tindakan dan ucapan yang sesuai dengan nilai-nilai dan norma-norma yang berlaku, serta kekonsistensian dalam melakukan hal-hal tersebut. Selain itu, memberikan informasi secara lengkap dan berkesinambungan mengenai BEM FISIP UI dan memberikan feedback atau timbal balik kepada sasaran agar kedua belah pihak saling mendapatkan kebermanfaatan atau keberlanjutan hubungan, merupakan misi yang dibawa oleh Kantor Komunikasi dalam menjalankan fungsinya sebgai bidang yang berperan dalam pembuatan media dan mengarahkan opini publik yang positif terhadap BEM FISIP UI.

Di bawah Kantor Komunikasi BEM FISIP UI terdapat sebuah biro, yaitu Biro Hubungan Masyarakat (Humas). Kantor Komunikasi dan Biro Humas senantiasa menjalankan tugasnya dalam berfungsi sebagai komunikator, badan konsultasi, dan pendukung berbagai bidang, departemen, biro dan elemen lainnya di tubuh BEM FISIP UI. Adapun tugas tersebut tertuang dalam bentuk program kerja yang terencana dan juga respon proaktif atas kebutuhan yang  diperlukan dan belum tercakup oleh program kerja. Tentu saja pada akhirnya seluruh usaha dilakukan demi mencapai visi dan misi BEM FISIP UI dan lebih lagi sebagai bentuk pengabdian pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia.

0 komentar :

Posting Komentar

Silakan tulis opini atau komentarmu.