26 Oktober 2014

Gold, Silver, dan Bronze: Serba-serbi Bentuk Kerja Sama Sponsorship

Pada posting-an kali ini saya akan kembali melanjutkan mengenai serba-seri proposal sponsorhip. Mungkin kamu membaca tulisan ini karena mengklik link dari posting-an sebelumnya, tapi kalau kamu mampir ke sini karena rekomendasi Google, sebelum tulisan ini saya publikasikan, saya memublikasikan dua artikel terkait keuangan kepanitiaan kampus. Yang pertama, saya membahas mengenai kesalahan apa saja yang kerap terjadi dalam manajemen keuangan kepanitiaan di kampus, dan yang kedua saya membahas mengenai kiat membuat proposal sponsorship.

Sekarang saya akan membahas mengenai kontraprestasi. Kontraprestasi ini menjadi satu hal yang sangat penting, tetapi juga tricky. Dalam artikel yang membahas mengenai kesalahan apa saja yang kerap terjadi dalam manajemen keuangan kepanitiaan di kampus, saya mengatakan bahwa meskipun acara kita membutuhkan anggaran yang sangat besar, kita juga harus mempertimbangkan dengan bijak berapa angka yang akan kita cantumkan di dalam proposal (dalam kontraprestasi). Ada pertimbangan-pertimbangan tertentu saat kita hendak mencantumkan besarnya angka yang ingin kita ajukan. Ketika kita tahu bahwa track record acara yang kita pegang kurang baik dalam hal mendapatkan sponsor, kita harus peka bahwa mungkin selama ini panitia terlalu tinggi memasang paket sponsor di dalam proposal sementara acara itu sendiri mungkin kurang menggugah si calon pemberi sponsor. Dalam hal ini, panitia harusnya menurunkan besarnya permintaan sponsor dalam tabel kontraprestasi.

Secara umum, saya selalu menyarankan untuk membuat kontraprestasi yang kira-kira sepadan dengan besarnya acara dan target khalayak kita. Acara X mungkin sangat besar, tapi target khalayaknya sangat tersegmentasi. Tentunya kita tidak bisa berharap lebih dibandingkan dengan acara yang mungkin tidak sebesar acara Y, tapi terget khalayaknya lebih luas dan variatif. Artinya, coba pikirkan apakah paket sponsor yang kita tawarkan "masuk akal".

Penjabaran Bentuk Kerja Sama dalam Proposal

Tabel kontraprestasi yang mungkin sering kamu lihat di berbagai proposal sponsorship sebetulnya masuk dalam bagian Bentuk Kerja Sama. Bentuk kerja sama ini bisa dalam berbagai bentuk dan oleh karena itu harus kita jabarkan dengan sejelas (dan semenarik) mungkin dalam proposal. Di sini saya akan memberi contoh bentuk kerja sama yang bisa kita tawarkan dalam proposal untuk acara-acara berskala besar. Ukuran "skala besar" yang saya maksud di sini akan saya ambil dengan standar di BEM FISIP UI (pada masa saya dulu) di mana acara skala besar adalah acara dengan budget di atas 26 juta rupiah. Karena besarnya dana yang dibutuhkan untuk menjalankan acara-acara skala besar maka sebaiknya kita mencantumkan empat pilihan bentuk kerja sama dalam proposal, yaitu:
  1. sponsor utama
  2. paket sponsorship
  3. sponsor in-kind
  4. sponsor alternatif
Mungkin kamu sudah cukup mengenal dengan tipe sponsor tunggal dan paket sponsorship, tapi belum begitu familiar dengan sponsor alternatif dan sponsor in-kind. Berikut penjelasan keempat macam bentuk kerja sama sponsorship ini.

1. Sponsor utama

Saya bisa bayangkan kalau ada satu kepanitiaan dengan anggaran yang sangat besar dan bisa mendapatkan sponsor utama, itu rasanya pasti kayak mau sujud syukur terus seharian. Mendapatkan pihak yang mau jadi sponsor utama memang bukan hal yang mudah, bahkan dalam satu tahun, suatu organisasi kemahasiswaan belum tentu bisa mendapatkan satu perusahaan yang mau menjadi main sponsor dalam satu acara mereka. Namun demikian, bentuk kerja sama ini tetap harus kita masukkan ke dalam proposal.

Biasanya, kalau kita mendapatkan sponsor yang membiayai hampir sebagian besar (atau bisa jadi keseluruhan) acara kita maka kita harus rela logo acara kita berdampingan dengan logo perusahaan atau produk sponsor. Ini sebetulnya bukan masalah besar karena biar bagaimanapun toh anggaran kita sudah aman dan kita bisa menjalankan acara dengan tenang tanpa perlu terbayang-bayang cara menutupi kekurangan anggaran. Jadi, kalau kamu pernah melihat suatu acara dengan model seperti: "Organisasi A dan Produk X mempersembahkan acara Z" atau semacam itu, artinya si Produk X menjadi sponsor utama dari acara tersebut.

Bagaimana cara mencantumkan bentuk kerja sama ini? Sebetulnya mudah saja. Kamu cukup memberikan deskripsi singkat mengenai apa yang dimaksud dengan sponsor utama ditambah dengan keuntungan-keuntungan apa saja yang bisa didapatkan dari pihak perusahaan jika mereka mengambil paket ini.

Dalam paket yang terbilang sangat istimewa ini, eksklusivitas menjadi sangat penting. Eksklusif di sini dalam arti, kita bisa menawarkan tidak adanya logo kompetitor yang juga masuk di dalam daftar sponsor acara kita. Kata kompetitor ini perlu digarisbawahi. Hanya karena kita mendapatkan satu sponsor utama bukan berarti kita tidak boleh mencari sponsor lain. Ini boleh-boleh saja. Hanya saja, kita harus bisa memberikan eksklusivitas pada si pihak sponsor utama. Salah satunya adalah dengan tidak mencari sponsor lain dari produk serupa yang menjadi kompetitor main sponsor. Jadi, kalau misalnya kita mendapatkan main sponsor dari produk minuman bersoda maka kita jangan lagi mencari sponsor dari produk minuman bersoda lainnya.

2. Paket Sponsorship

Paket sponsorship atau yang biasa kita kenal dengan tabel kontraprestasi ini adalah satu paket yang biasanya menjadi andalan semua kepanitiaan dan sekaligus yang biasanya langsung dilirik oleh pihak perusahaan. Namun, membuat tabel ini bisa menjadi hal yang sangat tricky jika tidak dipikirkan secara matang-matang. Seperti yang saya sampaikan di atas, meskipun kita membutuhkan dana yang sangat besar, tapi kita juga harus melihat bagaimana track record acara yang sedang kita jalankan ini selama beberapa tahun terakhir dalam hal pendapatan sponsor. Atau, jika ini adalah acara baru, bagaiman track record acara serupa di tahun-tahun sebelumnya. Artinya, kita harus riset.

Katakanlah track record acara tersebut selama ini kurang begitu bagus dalam hal pendapatan sponsor, itu artinya kita harus menelaah apa yang salah dari proposal sponsorship yang diajukan selama ini (selain tentunya harus dipikirkan juga apakah acara yang kita buat itu memang punya suatu nilai jual di mata perusahaan).

Sebagai contoh, saya ingin membuat suatu kegiatan kemahasiswaan, mungkin ini semacam inisiasi mahasiswa baru, tapi saya ingin membuat acara yang cukup besar dan oleh karena itu butuh banyak uang. Katakanlah anggaran kita sebesar 26,5 juta rupiah. Kita tahu bahwa acara ini punya peserta yang sangat tersegmentasi, yaitu para mahasiswa baru (misalnya). Oleh karena itu, kita memang tidak bisa mengharapkan bisa mendapatkan sponsor besar. Membuat kontraprestasi seperti di bawah ini adalah suatu kesalahan.

Klik untuk memperbesar gambar.

Seperti yang saya jelaskan di atas, sebaiknya untuk paket kerja sama sponsor tunggal atau sponsor utama dibuat secara terpisah. Dalam tabel di atas, kita lihat bahwa total anggaran yang dibutuhkan dimasukkan sepenuhnya sebagai bentuk paket Tunggal. Paket Gold, di satu sisi, bernilai 15 juta rupiah. Jika saya di posisi perusahaan, saya tentunya berpikir ini sangat mengada-ada. Karena jelas, peserta kegiatan sangatlah terbatas. Perusahaan butuh promosi, mereka butuh pencitraan dari publik, dan butuh penjualan. Ketika mereka berinvestasi hingga 15 juta rupiah untuk satu kegiatan yang sangat segmented maka itu akan dianggap sebagai satu hal yang sia-sia.

Contoh lain. Masih soal kegiatan kemahasiswaan. Misalnya saya ingin membuat semacam buku saku untuk para mahasiswa baru. Buku saku ini berisi informasi penting mengenai segala kegiatan kemahasiswaan selama setahun penuh, lengkap dengan kalender akademik, dsb. Berbeda dengan contoh sebelumnya, proyek inimeskipun sama-sama berhubungan dengan mahasiswa barumemiliki nilai jual, yaitu buku yang berisi informasi penting bagi mahasiswa baru. Artinya, buku ini (kemungkinan besar) akan dibaca sepanjang tahun oleh si mahasiswa. Ketika perusahaan membandingkan kedua proposal (antara kegiatan inisiasi di atas dan buku saku ini) pastinya perusahaan akan merasa lebih tertarik berinvestasi di proyek ini karena mereka bisa promosi dalam bentuk iklan di buku yang (jelas) akan dibaca dan dibawa kemana-mana oleh si mahasiswa bahkan bisa jadi dipinjam oleh orang lain yang bukan mahasiswa dari kampus tersebut. Artinya, cakupan promosinya menjadi jauh lebih luas dan ini menjadi hal yang sangat penting bagi si pemberi sponsor.

Katakanlah biaya produksi buku ini sekitar 15 juta rupiah. Panitia proyek ini kemudian membuat kontraprestasi sebagai berikut:

Klik untuk memperbesar gambar.

Panitia memberikan enam pilihan paket sponsorship dengan paket yang paling besar hanya sebesar 7,5 juta rupiah atau 50% dari total anggaran yang dibutuhkan untuk biaya produksi. Bentuk paket yang seperti ini bisa saya katakan jauh lebih visible untuk didapatkan daripada kalau harus "memaksakan" mencantumkan 80-90 persen dari total anggaran sebagai dana yang diharapkan pada paket yang paling tinggi. Jadi, kita memang harus benar-benar memikirkan apakah dengan apa yang kita minta atau harapkan dari perusahaan akan sepadan dengan apa yang akan didapatkan oleh perusahaan? Tentunya kita ingin untung, tapi begitu juga perusahaan. Jadi, karena ini namanya "kerja sama" maka kita harus berpikir win-win solution. Tidak perlu terlalu memaksakan kehendak untuk mendapatkan sponsor yang akan membiayai 90% kegiatan atau proyek kita, lebih baik kita memberi standar permintaan yang masih wajar, tapi dengan begitu ada lebih banyak peluang untuk mendapatkan sponsor lainnya karena jumlah yang diminta tidak terlampau tinggi.

3. Sponsor In-kind

Terkadang kerja sama tidak harus selalu bicara soal fresh money. Mungkin kamu membuat suatu kegiatan kompetisi fotografi. Panitia menyediakan tiket pesawat pergi-pulang ke Surabaya bagi juara I, II, dan III kompetisi tersebut. Dalam hal ini, daripada mencari dana untuk membeli tiket pesawat, panitia bisa mencari sponsor in-kind dengan suatu perusahaan maskapai penerbangan untuk menyediakan satu tiket untuk ketiga pemenang.

Sponsor in-kind dapat berupa promosi dan penyebaran sampling produk saat pelaksanaan acara atau penggantian biaya produksi materi yang sifatnya dapat dinegosiasikan oleh kedua belah pihak. Pihak sponsor juga bisa menyediakan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan oleh kegiatan tersebut. Kerja sama in-kind biasanya sangat lazim untuk masalah penyediaan makanan dan minuman pada saat acara berlangsung dan juga hadiah untuk para peserta. Untuk selengkapnya bisa melihat daftar di bawah ini:
  • Makanan dan minuman
    Menyediakan konsumsi kepada peserta, pembicara, trainer, panelis, dan juga panitia selama acara berlangsung.
  • Transportasi
    Memberikan fasilitas transportasi untuk peserta.
  • Akomodasi
    Menyediakan fasilitas penginapan untuk peserta.
  • Seminar kit
    Menyediakan seminar kit dan goody bag untuk peserta, pembicara, dan trainer.
  • Venue
    Menyediakan tempat untuk acara, seminar, atau training.
  • Percetakan
    Menyediakan fasilitas percetakan atau memberi diskon percetakan untuk publikasi acara.
  • T-shirt
    Menyediakan t-shirt untuk panitia.
  • Hadiah
    Menyediakan hadiah pada saat acara berlangsung
Kedelapan hal di atas adalah hal-hal yang lazim diminta sebagai bentuk kerja sama in-kind. Namun demikian, perlu diingat bahwa biar bagaimanapun kerja sama ini juga tetap kerja sama sponsorship dan karena itu pihak perusahaan yang terlibat juga berhak mendapatkan space publikasi di acara kita. Maka dari itu, sangat penting untuk membuat kontraprestasi kerja sama in-kind. Sejujurnya, saya sangat jarang melihat proposal sponsorship yang secara detil memasukkan bentuk kerja sama in-kind, padahal ini juga penting.

4. Sponsor Alternatif

Bentuk kerja sama keempat adalah paket alternatif. Paket alternatif ini diperlukan untuk meng-cover keinginan pihak perusahaan yang ingin ikut serta dalam kegiatan kita, tetapi merasa paket yang kita ajukan (meskipun sudah negosiasi) terlalu mahal. Oleh karena itu, kita bisa masukkan pula paket sponsor alternatif. Biasanya, paket ini lebih murah daripada yang ada di tabel kontraprestasi.

Sebagai contoh, masih soal proyek buku saku yang ditujukan untuk para mahasiswa baru. Dalam proposal, kita sudah mencantumkan tabel kontaprestasi. Di bawah tabel tersebut, kita bisa masukkan pula tabel paket sponsor alternatif dengan contoh sebagai berikut:

Klik untuk memperbesar gambar.

Pada tabel paket sponsor alternatif di atas, jumlah dana yang diminta dalam paket alternatif sangatlah kecil. Untuk Paket Alternatif 2 bahkan hanya 10% dari nilai Paket A pada paket sponsorship. Tentunya dengan nilai yang kecil yang didapatkan oleh perusahaan juga sebanding dengan apa yang mereka keluarkan dan itu adalah suatu hal yang sangat wajar.

Contoh lain, misalnya saya membuat suatu acara seminar dan workshop fotografi yang sangat besar. Acara ini akan diadakan untuk yang kedelapan kalinya. Total anggaran yang dibutuhkan untuk menjalankan acara ini sebesar 35 juta rupiah. Kepanitiaan saya membuat paket sponsorship sebagai berikut:

Klik untuk memperbesar gambar.

Ketika kita mengajukan permohonan sponsorship pada suatu perusahaan dan mereka tahu bahwa dengan ikut serta di kegiatan ini cukup menguntungkan, mereka pasti akan tertarik. Hanya saja, terkadang, bagi perusahaan-perusahaan tertentu, mereka masih belum percaya 100% pada acara kita atau mungkin juga perusahaan ini sebetulnya adalah perusahaan yang sudah sering bekerja sama dengan kita, tapi kita datang pada saat yang kurang tepat untuk meminta bantuan dana. Oleh karena itu, di sinilah paket alternatif diperlukan.

Dalam hal ini, panitia kemudian juga memasukkan rincian paket alternatif. Agar lebih variatif, paket alternatif ini dibagi lagi ke dalam dua nama paket, yaitu Paket Hemat dan Paket Single. Berikut contohnya:

Paket Hemat

Klik untuk memperbesar gambar.

Paket Single

Klik untuk memperbesar gambar.


Dari dua tabel jenis paket alternatif di atas, Paket Hemat adalah paket yang nilainya lebih kecil daripada Paket Silver pada tabel kontraprestasi Paket Sponsorship, sedangkan di Paket Single, panitia menawarkan nilai yang lebih kecil jika si perusahaan hanya menginginkan partisipasi kecil-kecilan dan hanya sekedar memasukkan logo perusahaan atau produknya di media publikasi acara. Biar bagaimanapun, membuat paket alternatif sangat penting sehingga perusahaan yang hendak kita ajak bekerja sama lebih bisa melihat variasi kerja sama yang mungkin bisa mereka lakukan dengan pihak panitia.

Penulis pernah menjabat sebagai Staf Biro Dana Usaha BEM FISIP UI 2009, Project Officer GRAFITY UI 2009, Kepala Biro Dana Usaha BEM FISIP UI 2010, Steering Committe GRAFITY UI 2010, dan Kepala Kantor Komunikasi BEM FISIP UI 2011.

12 komentar :

Posting Komentar

Silakan tulis opini atau komentarmu.