26 Oktober 2014

Kiat "Melamar" Calon Sponsor dengan Proposal Sponsorship

Bicara soal keuangan kepanitiaan di kampus rasanya memang tidak akan pernah ada habisnya. Bagi saya pribadi, ini suatu topik yang selalu menyenangkan sekaligus menantang untuk dibahas sekalipun saya sudah tidak lagi berada di kampus.

Beberapa minggu lalu saya memublikasikan satu artikel mengenai berbagai masalah keuangan yang kerap terjadi di kepanitiaan kampus dan kenapa orang-orang enggak bisa "move" on dari masalah itu selama bertahun-tahun. Artikel itu memang lumayan panjang, tapi saya pikir sangat menarik untuk dibaca jika kamu memang lagi "bersusah payah" mengurus keuangan kepanitiaan yang sedang kamu jalani.

Anyway, hari ini saya ingin berbagi tentang satu unsur yang sangat penting dalam pencarian dana, yaitu proposal. Sebelumnya, saya ingin menegaskan bahwa saya bukanlah orang yang paling ahli dalam hal pencarian sponsor dengan proposal. Faktanya, selama di kampus, kepanitiaan yang saya pimpin hampir tidak pernah mendapatkan sponsor dalam bentuk fresh money. Namun, selama berkecimpung di "dunia keuangan" BEM di kampus, saya belajar banyak hal mengenai manajemen keuangan, termasuk soal pembuatan proposal sponsorship. Jadi, di sini saya mau berbagi tentang apa sih yang harus dibuat di dalam sebuah proposal sponsorshipsetidaknya menurut versi saya pribadi.

Sistematika Proposal Sponsorship

Soal susunan isi proposal pastinya menjadi satu hal yang sangat penting. Susunan proposal ini kadang memang memicu berbagai perdebatan mengenai apa saja yang harusnya dimasukkan dan tidak perlu dimasukkan, tapi setidaknya ada poin-poin penting yang wajib dimasukkan ke dalam sebuah proposal sponsorship, antara lain:
  1. latar belakang
  2. tujuan
  3. tema kegiatan
  4. nama kegiatan
  5. deskripsi kegiatan
  6. waktu dan tempat
  7. sasaran kegiatan
  8. anggaran (secara general)
  9. bentuk kerja sama
  10. media publikasi
  11. benefit bagi perusahaan
  12. ketentuan pembayaran
  13. penutup
Dari tiga belas poin di atas, bagi mereka yang cukup sering membuat proposal mungkin akan sadar bahwa setidaknya ada tiga bagian yang hilang, yaitu: lampiran susunan kepanitiaan, lampiran susunan acara, dan lembar pengesahan. Ketiga lembaran ini memang tidak dibutuhkan dalam sebuah proposal sponsorship. Kalau kamu berniat mencetak proposal sponsorship dengan desain tertentu, mengurangi tiga halaman ini tentunya bisa memangkas anggaran cetak proposal.

Kenapa kita tidak butuh tiga halaman ini? Pertama, pihak perusahaan tidak perlu (dan biasanya tidak mau) tahu mengenai susunan kepanitiaan kita. Yang mereka inginkan adalah bagaimana ini semua bisa berjalan dengan baik dan mereka bisa mendapatkan benefit tertentu dengan bekerja sama dengan kepanitiaan kalian. Kedua, perusahaan tidak perlu tahu (dan biasanya tidak mau) jam berapa acara dimulai, jam berapa acara dibuka oleh sambutan-sambutan, dsb., they don't need that. Yang mereka ingin tahu hanya kapan acara dilaksanakan dan di mana acara tersebut dilaksanakan.

Ketiga, perusahaan membutuhkan lembaran pengesahan (yang berisi berbagai tanda tangan pengesahan dari lembaga yang menaungi kepanitiaan tersebut). Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan semacam legitimasi dari pihak panitia bahwa acara ini memang legal karena pastinya untuk menginvestasikan jutaan rupiah itu bagi perusahaan butuh kepastian. Oleh karena itu, daripada memasukkan lembar pengesahan ke dalam proposal, sebaiknya ketika mengirimkan proposal sertakan pula surat pengantar proposal dari lembaga terkait, dekanat, atau rektorat. Bila perlu, sertakan pula surat rekomendasi atau surat pernyataan dukungan dari dekanat atau rektorat. Menurut saya, dengan menyertakan surat rekomendasi semacam ini sudah memberikan legitimasi yang kuat bagi kepanitiaan dan acara tersebut.

Kesalahan Turun-temurun

1. Perkara latar belakang

Ada beberapa hal yang sering saya temukan sebagai kesalahan umum atau sebut saja, kesalahan turun-temurun dalam proposal (entah itu proposal acara atau proposal sponsorship). Kesalahan pertama dimulai dari penulisan latar belakang atau pendahuluan dalam proposal. Latar belakang adalah satu hal yang penting yang pasti dibaca oleh pihak perusahaan. Saya bisa mengatakan bahwa banyak proposal kegiatan yang gagal dalam menulis latar belakang yang baik karena sewaktu masih di BEM sebagai kepala kantor komunikasi, saya "membuat" pekerjaan baru (bagi diri saya), yaitu mengecek dan merevisi semua proposal yang akan dikeluarkan. Hampir sebagian proposal tidak bisa menjelaskan alasan "kenapa" acara ini penting dan harus diadakan. Hampir tidak ada proposal yangkalau saya mencoba memposisikan diri sebagai pihak perusahaanmenggugah saya untuk ingin tahu lebih banyak atau seburuk-buruknya ingin membaca sampai tiga halaman berikutnya. Jadi, ini adalah masalah serius.

Poin latar belakang dalam sebuah proposal adalah ibarat pintu awal untuk "mengetuk" hati si perusahaan agar mau ikut serta menginvestasikan uangnya di acara kita. Jika kita tidak mampu menjelaskan secara jelas alasan di balik diadakannya acara ini maka tidak heran jika proposal kerap tidak mendapatkan respon dari perusahaan. Orang-orang di perusahaan butuh sesuatu yang jelas, sesuatu yang bisa menarik perhatian mereka, sesuatu yang membuat mereka setuju bahwa ini memang penting dan karenanya perlu dibantu. Oleh karena itu, pastikan kamu membuat latar belakang kegiatan yang jelas, tepat sasaran, jelas urgensinya, dan singkat (tidak bertele-tele apalagi berbunga-bunga).

2. Tujuan acara tidak tepat

Saya tahu ada beberapa acara yang (secara tulus) diadakan dengan tujuan untuk kegiatan sosial, dan ini bagus. Namun demikian, acara ini jelas tetap membutuhkan dana untuk beroperasi dan oleh karena itu butuh bantuan sponsor. Dari segi latar belakang, proposal acara ini mungkin sudah baik, tapi kemudian "tersangkut" di bagian tujuan. Poin tujuan dalam proposal ini juga menjadi suatu hal yang penting karena itu akan menggambarkan hasil apa yang ingin kita capai dengan dibuatnya acara ini. Saya tahu bahwa beberapa poin tujuan dalam proposal-proposal yang pernah saya baca di kampus dulu memang apa adanya, dalam arti ya... memang begitu tujuannya, jujur apa adanya. Namun terkadang, sekalipun perusahaan itu punya dana tanggung jawab sosial (yang kita kenal dengan CSR/Corporate Social Responsibility), perusahaan itu tetap sungkan untuk bekerja sama dengan kegiatan-kegiatan sosial kita. Kenapa? Bisa jadi karena tujuannya dianggap kurang "bermanfaat" bagi si perusahaan atau kurang memiliki dampak yang signifikan.

Oke, kita bicara soal perusahan. Perusahaan itu bicara soal bisnis. Bisnis itu bicara soal untung dan rugi, dan pastinya biar bagaimanapun perusahaan tidak mau merugi sekalipun mereka mengivestasikan dana yang cukup besar untuk CSR. Oleh karena itu, ada dua hal yang bisa kamu lakukan. Pertama, kamu harus membedakan poin tujuan acara yang akan dibuat di proposal kegiatan dan proposal sponsorship. Ini penting. Kamu bisa membuat tujuan kegiatan yang "apa adanya" (jujur) dalam proposal kegiatan, tapi kamu harus bisa membuat poin tujuan yang lebih mengena ke perusahaan dalam proposal sponsorship sehingga ketika mereka membaca, mereka merasa bahwa acara ini memang punya prospek yang baik dan punya dampak yang signifikan. Tentunya dengan membedakan seperti ini, bukan berarti kita "membesar-besarkan" acara kita. Itu namanya berbohong dan jelas tidak etis. Maksud saya adalah, ada kalanya kita harus bisa memutar otak, bermain kata, sehingga apa yang kita sajikan bisa lebih menarik perhatian pihak perusahaan.

Kedua, kalau kamu tidak begitu bisa "merangkai kata" untuk membuat poin tujuan di proposal sponsorship ini berbeda dengan poin tujuan di proposal kegiatan, kamu harus bisa menjelaskan kenapa dengan berinvestasi di kegiatan ini adalah pilihan bijak bagi perusahaan di bagian "Benefit bagi Perusahaan". Namun, bagi saya pribadi, yang kedua ini kurang saya sarankan karena bagian ini sudah masuk di bagian belakang proposal. Padahal, biasanya orang-orang hanya membaca satu sampai dua halaman awal, kemudian anggaran, dan kontraprestasi. Jadi, menurut saya, sebaiknya tetap usahakan untuk membuat tujuan yang lebih mengena bagi si perusahaan kemudian juga ditambahkan manfaat yang akan didapatkan perusahaan jika mereka ikut serta dalam kegiatan tersebut.

3. Bingung antara tema dan tagline

Hal yang ketiga ini adalah satu hal yang menurut saya paling gengges. Saya tidak tahu siapa yang memulai, tapi hampir semua proposal yang saya lihat di BEM, HM, BO, atau BSO, keder dengan bagian tema. Rata-rata di bagian tema akan menulis sesuatu yang lebih mirip dengan tagline, dan ini memang benar, karena biasanya di cover proposal akan ada logo acara dan di bawahnya akan ada tagline yang juga dicantumkan di bagian tema dalam proposal tersebut.

Pertama, tema adalah tema, tagline adalah tagline. Jangan mencampurkan adukkan dua hal ini. Satu hal ini pasti selalu saya berikan komentar di setiap proposal yang saya cek dulu di kampus.

Katakanlah kita membuat suatu acara pentas musik. Saya ingin membuat pentas musik yang diisi dengan penyanyi-penyanyi rock, baik yang berasal dari dalam maupun luar kampus. Namun, yang terbayang dalam otak saya, saya ingin desain panggung yang "gelap" dan misterius karena ini menyambut hari Halloween (misalnya). Saya ingin para performers nantinya mengenakan topeng saat mereka tampil. Saya mau para pengunjung nanti merasakan sensasi antara senang, bergairah, horor, "dingin", dsb. Oleh karena itu, (misalnya) saya membuat acara bernama Dark Music Fest 2014, dengan tagline "Let the Fear Fears You" (ini satu tagline yang terbaik yang terlintas dalam otak saya saat menulis ini). Tagline ini bukanlah tema acara. Tema acara ini bisa jadi, "Pesta Halloween" atau "Spooky, yet Fun", atau "Bersenang-senang dalam Kengerian", dsb.

Sekilas mungkin tema yang saya sebutkan ini juga bisa menjadi tagline, khususnya "Spooky, yet Fun" dan  "Bersenang-senang dalam Kengerian". Namun, sebetulnya, ini tetap dua hal yang berbeda. Ketika saya mengangkat tema "Spooky, yet Fun" dalam acara ini, artinya acara ini harus berada dalam dua jalur yang tidak boleh keluar dari jalurnya, yaitu acara ini harus bernuasa horor, tapi juga harus bisa menghibur. Seluruh konsep acara dan performers yang akan tampil harus berada dalam "koridor" dua konsep ini. Ketika saya mau "Spooky, yet Fun" sebagai tagline acara saya, ini artinya saya mau penonton atau pengunjung ketika melihat atau mendengar acara Dark Music Fest 2014 ini langsung berpikir bagaimana keseruan yang akan mereka dapatkan ketika menghadiri acara ini. Jadi, tagline bicara soal marketing, soal bagaimana kita memperkuat "dagangan" (acara) kita dengan kata-kata yang powerful untuk menambah daya tarik. Jadi, ini soal audience. Tema, di lain hal, adalah soal konsep besar acara ini, apa yang menjadi landasan baik penyelenggara agar acara ini berjalan sesuai dengan jalurnya. Jadi, tema bicara dari sisi si penyelenggara.

Sejujurnya, poin ketiga ini, soal tema dan tagline, tidak berpengaruh pada diterima atau tidaknya permohonan sponsorship, tapi menurut saya ini suatu hal yang sangat esensial dan perlu diperbaiki karena selama ini selalu salah kaprah.

Berikutnya saya akan membahas mengenai kontraprestasi yang harus kita buat dalam sebuah proposal sponsorship. Namun, untuk yang satu ini akan saya publikasikan di posting-an berikutnya. Semoga bermanfaat!

Penulis pernah menjabat sebagai Staf Biro Dana Usaha BEM FISIP UI 2009, Project Officer GRAFITY UI 2009, Kepala Biro Dana Usaha BEM FISIP UI 2010, Steering Committe GRAFITY UI 2010, dan Kepala Kantor Komunikasi BEM FISIP UI 2011.

5 komentar :

thank infonya mas fauzan, apalagi di poin perbedaan tema & tagline jadi makin paham nih

Wah, keren dan informatif. Assalamualaikum kak Rasyid, saya Very, mahasiswa Fisika FMIPA UI yang saat ini tergabung dalam Kesdatin HMD Fisika FMIPA UI. Saya telah membaca beberapa ulasan yang kak Rasyid buat mengenai proposal. Cukup ringan dan informatif, serta menarik. Kesdatin HMD Fisika UI 2015 akan menggelar Workshop Pembuatan Proposal dan LPJ, rencananya digelar pada 14 April 2015 pukul 09.00 WIB dengan target Mahasiswa FMIPA UI. Kesdatin FMIPA UI juga memiliki banyak info mengenai narasumber dan pembicara yang tepat untuk workshop itu, saya mengajukan info mengenai kak Rasyid ke Kesdatin HMD Fisika UI, dan kami tertarik untuk memilih kak Rasyid sebagai narasumber dan pembicara pada Workshop tersebut. Nah, pemilihan kak Rasyid sudah melalui evaluasi dan kami berharap kak Rasyid tertarik membantu kami. Kami juga ingin berbincang lebih lanjut ke kak Rasyid nih. Bagaimana kak Rasyid? Berbagi informasi dan pengetahuan pasti sangat menggiurkan kan? Terima kasih ya kak Rasyid atas pemaparan yang jelas, menarik dan informatif, teruslah berkarya! We always wait the good things from you:-)

Halo Verry, saya juga lihat kamu tanya di Ask.fm ya? Hehehe, iya, boleh kok, bisa kirim aja email ke fauzan.alrasyid@alumni.ui.ac.id ya :)

Om saya konyek dari prambanan jogja..saya mau membantu teman saya seorang atlit sepeda yg lagi minim untuk pendanaan .. apakah om very ada contoh proposal sponsorship untuk perorangan yg diajukan kesebuah instansi atau ke perusahaan ?

Misal seorang atlit yang cari dana ke perusahaan untuk bisa mendukung pembiayaanya

Om saya konyek dari prambanan jogja..saya mau membantu teman saya seorang atlit sepeda yg lagi minim untuk pendanaan .. apakah om very ada contoh proposal sponsorship untuk perorangan yg diajukan kesebuah instansi atau ke perusahaan ?

Misal seorang atlit yang cari dana ke perusahaan untuk bisa mendukung pembiayaanya

Posting Komentar

Silakan tulis opini atau komentarmu.