13 Oktober 2014

Masalah Keuangan Kepanitian Kampus, Masalah Turun-temurun Tiada Akhir

Mungkin, seharusnya saya tulis artikel semacam ini sejak empat atau tiga tahun yang lalu, tapi saya benar-benar baru terpikir saat ini. Bermula dari obralan random tadi pagi dengan seorang teman yang sedang menjadi bendahara suatu acara besar di kampus, saya jadi ingin menuangkan beberapa ide mengenai manajemen keuangan kepanitiaan. Jadi, tulisan ini saya dedikasikan khususnya untuk teman-teman saya yang masih bersuka cita menjalani kehidupan kampus, khususnya mereka yang kuliah di FISIP UI dan saat ini sedang berjuang mengurus keuangan kepanitian atau organisasinya.

Kalau ada yang tanya apa masalah utama dalam keuangan kepanitian kampus (dalam hal ini saya bicara soal kepanitiaan di FISIP UI), saya pasti bilangdari duluadalah soal manajemen relasi yang buruk dan manajemen keuangan yang juga buruk. Masalahnya, tidak pernah ada keseriusan untuk memperbaiki semua kesalahan ini. Sebetulnya, saya (merasa) dulu termasuk cukup "cerewet" untuk memperbaiki sistem keuangan ini, setidaknya di internal BEM FISIP UI. Masalahnya, kalau dari kepanitiaan itu sendiri tidak mau berubah dan tidak ada kontrol dari pengurus BEM atau minimal dari kepala departemen atau biro dari kepanitiaan terkait maka semuanya tidak akan pernah membaik. Masalah yang timbul di setiap kepanitiaan di FISIP UI sama: selalu kurang uang. Berikut adalah hal-hal apa saja yang menjadi masalah turun-temurun dalam hal manajemen keuangan kepanitiaan dan apa yang seharusnya dilakukan oleh tim keuangan suatu kepanitiaan atau organisasi kampus.

1. Dana Abadi

Oke, sekarang kita bahas satu per satu. Setidaknya ada delapan hal yang menyebabkan selalu kurang uang di berbagai kepanitiaan di FISIP UI. Pertama, ada banyak banget kegiatan di FISIP UI yang sudah berlangsung selama bertahun-tahun. Namun, selama bertahun-tahun kegiatan itu berjalan, hampir sebagian besar acara-acara ini tidak pernah punya dana abadi atau dana yang disimpan sebagai dana operasional kegiatan di tahun mendatang. Sebetulnya dana abadi ini tanggung jawab siapa? Kalau menurut saya, dana abadi ini harus jadi tanggung jawab dan kesadaran panitia yang bersangkutan. Namun, organisasi yang menjadi "payung" kepanitiaan ini juga harus bertanggung jawab untuk (minimal) mengingatkan kepanitiaan terkait agar menyisihkan sebagian pendapatan atau profit untuk dialokasikan ke dana abadi. Ternyata, jangankan profit, acara tersebut pun bahkan tidak balik modal. Ini kita bahas nanti.

Yang saya lihat selama ini, acara-acara besar yang berhasil mendapatkan profit, kerap menghabiskan profit yang didapatkan untuk acara pembubaran panitia. Tentunya, ini bukan suatu hal yang dilarang. Saya juga dulu membuat pembubaran panitia, seperti acara makan-makan, sebagai bentuk apresiasi saya kepada seluruh tim yang telah bekerja keras menyukseskan acara. Namun, saya tidak menghabiskan semua penghasilan tersebut untuk "bersenang-senang". Saya sisihkan sebagian dari penghasilan tersebut untuk masuk ke dana abadi. Sebetulnya, jelas dana abadi itu tidak akan saya nikmati di tahun depan. Yang menikmati dana abadi itu adalah panitia di kepanitiaan tahun berikutnya, tapi ketika kita ingin membuat sebuah acara yang terus tumbuh dan berkembang maka mengalokasikan sebagian dari keuntungan acara menjadi sengat penting dan relevan.

Bagi sebagian besar orang yang tahu "pekerjaan" saya selama di kampus dulu, biasanya akan bilang bahwa "pekerjaan" saya lebih mudah karena memang acara yang saya buat benar-benar profit oriented. Faktanya, semua kegiatan punya tantangan dan hambatan tersendiri, begitu juga dengan acara yang saya urus. Hal ini kemudian membawa kita pada masalah kedua.

2. Tidak Tahu Keunggulan Acara Sendiri

Ini hampir terjadi di semua kepanitiaan di FISIP UI. Ketika kita ingin menjual sebuah produk dan kita ingin konsumen membeli produk kita, tentunya kita punya alasan kenapa produk kita layak dibeli dan harus dibeli. Ketika kita tidak mengetahui keunggulan acara yang kita jalankan maka yang terjadi: gagal mendapatkan peserta dan gagal mendapatkan sponsor.

Saya bertemu banyak teman-teman mahasiswa yang bingung bagaimana cara "memasarkan" kegiatannya agar "laku" di pasaran dan "dilirik" pihak pemberi sponsor. Kemudian saya tanya, apa yang membuat acara mereka layak untuk dikunjungi? Atau, apa yang membuat suatu perusahaan merasa puas dengan menginvestasikan sekian puluh juta di acara ini? Kebanyakan saya mendapatkan jawaban-jawaban yang normatif dan standar. Ini menandakan bahwa kepanitiaan tidak benar-benar mengetahui manfaat dan tujuan dari acara yang akan mereka buat. Kepanitiaan bahkan tidak tahu apa keunggulan dari acara mereka, atau hal apa yang membuat acara mereka beda dari acara-acara serupa di fakultas lain.

Kalau begitu, tentunya kita tidak akan pernah bisa mengharapkan hasil yang maksimal dari acara yang dibuat. Sebagus atau sesolid apa pun suatu kepanitiaan, kalau tidak memiliki product knowledge maka akan sia-sia. Mereka tidak bisa "menjual" produknya baik di pasar maupun kepada pihak sponsor.

3. Tidak Pernah Memulai Membangun Relasi

Ini satu hal yang selalu saya tekankan selama saya di BEM FISIP UI kepada semua teman-teman di sana. Namun, ini juga satu hal yang selalu dikesampingkan. Kepanitiaan di FISIP UI hampir tidak pernah membangun relasi dengan pihak sponsor yang pernah bekerja sama dalam suatu acara. Tidak pernah. Jadi, misalnya kepanitiaan A di tahun 2012 mendapatkan sponsor dari perusahaan X sejumlah 15 juta rupiah. Setelah selesai acaranya, dan sukses, maka selesai sudah. Tahun depan, acara A ini dibuat lagi. Biasanya mereka tidak punya dana abadi, dan yang lebih parahnya, tidak ada koneksi atau relasi ke perusahaan pemberi sponsor di tahun sebelumnya.

Ini adalah satu kesalahan yang selalu berulang dan tidak pernah ada yang belajar untuk memperbaikinya. Saya tahu teman-teman di FISIP sering merasa "iri" dengan teman-teman di FE yang walau acara sekecil apa pun tetap bisa mendapatkan sponsor. Saya pun selalu menjawab bahwa mereka (FE) punya jaringan alumni yang kuat, tapi lebih dari itu, mereka membina relasi dengan pihak sponsor. Saya tahu dari mana? Karena saya tanya dan belajar langsung dari teman-teman di FE.

Masalahnya, "secerewet" apa pun saya membahas masalah ini di forum, di seminar-seminar, kalau tidak pernah ada yang benar-benar "bergerak" untuk memulai membangun relasi dengan pihak sponsor, akhirnya semua kegiatan di FISIP akan selamanya terjebak dalam "lingkaran setan" ini.

Bagaimana seharusnya kita membangun hubungan baik dengan sponsor? Mari kita kembali dengan ilustrasi di atas. Kepanitiaan A di tahun 2012 mendapatkan sponsor dari perusahaan X sejumlah 15 juta rupiah. Setelah selesai acara, minimal si ketua panita harus bisa menjalin hubungan baik dengan si perusahaan. Dengan apa? Hal-hal sederhana, dimulai dari menyerahkan berbagai bentuk dokumentasi kegiatan. Ucapan terima kasih dengan memberikan plakat atau sertifikat kepada pihak sponsor. Setelah itu, jalin komunikasi dengan pihak sponsor secara reguler. Sekedar ucapan selamat hari raya atau selamat tahun baru via SMS punya dampak yang besar. Saya bisa bilang begini karena tentunya saya sudah pernah coba. Apalagi jika kita bisa ingat dengan hari ulang tahunnya, tentu nama kita (minimal) akan selalu diingat oleh si pemberi sponsor ini. Bukan tidak mungkin, di tahun depan, proposal acara yang sama akan diterima atau bahkan si perusahaan ini menawarkan diri kepada si pantia.

Satu hal penting lainnya, kepanitiaan yang lama, atau minimal ketua panitia tahun sebelumnya, berkewajiban untuk mengenalkan kepanitiaan yang baru kepada pihak sponsor. Mungkin si pihak sponsor sudah merasa nyaman dengan kita, tentunya dia akan terkejut ketika tiba-tiba ada "orang lain" dari acara yang sama meminta sponsor. Ada kemungkinan si pihak sponsor ragu dengan kepanitiaan yang baru. Oleh karena itu, kepanitiaan yang lama sebetulnya punya tanggung jawab untuk mengenalkan kepanitiaan yang baru kepada pihak sponsor dan meyakinkan bahwa kerja sama ini tetap sama, tidak ada bedanya antara yang dulu dan sekarang. Hal ini penting karena dengan demikian pihak sponsor akan merasa lebih dihargai.

4. Permintaan Bantuan Sponsor yang Berlebihan

Dulu, saya pikir kita harus pasang target setinggi-tingginya untuk mendapatkan uang sponsor dengan menaruh angka yang sangat tinggi di paket-paket sponsorship dalam proposal. Saya mengurus GRAFITY dari tahun 2008 sampai 2011, selama itu juga, salah satu acara terbesar dan paling "menghasilkan" di BEM FISIP UI ini tidak pernah mendapatkan sponsor yang memberikan fresh money hingga puluhan juta. Salahnya, saya dulu tidak belajar. Sebetulnya, ketika suatu acara hampir selalu gagal setiap tahunnya dalam mendapatkan sponsor, pasti ada sesuatu yang salah. Biasanya, kesalahan itu (dalam hal pengajuan sponsor) kalau tidak di sisi yang mempresentasikan atau di proposal itu sendiri. Namun, biasanya kesalahan itu ada di proposal.

Banyak yang bilang bahwa soal desain proposal itu harus menarik agar "dilirik" oleh perusahaan. Ini betul, saya pernah survei ke beberapa kenalan di perusahaan-perusahaan yang biasa memberikan sponsor. Namun, jangan lupa, masalah sponsor itu ujung-ujungnya ya... duit. Apa sih yang dilihat dari suatu proposal? Tampilan, desain, latar belakang secara singkat, dan anggaran atau kontraprestasi. Itu yang juga menentukan mau tidaknya perusahaan memberikan bantuan sponsor.

Kita tahu bahwa acara kita membutuhkan anggaran yang sangat besar. Namun, kita juga harus mempertimbangkan dengan bijak berapa angka yang akan kita cantumkan di dalam proposal. Ketika kita tahu bahwa track record acara yang kita pegang kurang baik dalam hal mendapatkan sponsor, kita harus peka bahwa mungkin selama ini panitia terlalu tinggi memasang paket sponsor di dalam proposal sementara acara itu sendiri mungkin kurang menggugah si calon pemberi sponsor. Dalam hal ini, panitia harusnya menurunkan besarnya permintaan sponsor dalam tabel kontraprestasi.

Misalnya selama ini dalam proposal sponsorship untuk paket sponsor paling besar, sebut saja paket platinum adalah 100 juta rupiah. Acara ini sudah berlangsung selama lima tahun, tapi untuk mendapatkan sponsor 20 juta cash saja sangat sulit. Sekarang coba kita hitung, berapa banyak acara di (katakanlah) di UI yang mendapatkan fresh money 100 jutaini mungkin bisa dibilang sebagai main sponsor? Sangat, sangat, sangat sedikit. Saya pikir mungkin hanya 1-2 acara dalam satu tahun dan acara itu pasti sangat layak untuk disponsori sehingga perusahaan mau berinvestasi sampai 100 juta rupiah. Artinya apa? Artinya, kontraprestasi di proposal kita tidak masuk akal. Ya, kita butuh uang banyak, tapi ketika suatu perusahaan melihat besarnya dana yang harus diberikan pada paket paling besar, sedikit banyak pasti mempengaruhi keputusan mereka untuk berinvestasi dalam acara ini.

Jadi, buatlah kontraprestasi yang kira-kira sepadan dengan besarnya acara dan target khalayak kita. Acara A mungkin sangat besar, tapi target khalayaknya sangat tersegmentasi. Tentunya kita tidak bisa berharap lebih dibandingkan dengan acara yang mungkin tidak sebesar acara A, tapi terget khalayaknya lebih luas dan variatif. Artinya, coba pikirkan apakah paket sponsor yang kita tawarkan "masuk akal".

5. Copy-Paste Anggaran Kepanitiaan Tahun Lalu

Ini adalah masalah serius. Dulu di kampus, saya sering menemukan copy-paste anggaran baik dalam FPT (Fit and Proper Test) maupun dalam bidding tender-tender terbuka di BEM FISIP UI. Hal-hal semacam ini sangat merugikan. Kita tidak akan pernah bisa menyamakan anggaran kepanitiaan tahun lalu dengan kepanitiaan tahun ini karena pasti ada perbedaan kebutuhan dalam acara yang akan diselenggarakan. Selain itu pasti ada perubahan harga. Kita juga mungkin bisa menemukan tempat-tempat yang menjual barang-barang kebutuhan acara yang jauh lebih murah dibandingkan dengan tahun lalu. Oleh karena itu, copy-paste anggaran adalah suatu hal yang "berdosa" dan sangat merugikan.

Jangan pernah malas mensurvei dan membandingkan harga di satu tempat dengan tempat lain. Tentunya kan kita ingin memiliki anggaran yang sekecil mungkin. Bagaimana mungkin kita bisa mendapatkan anggaran yang sesuai dengan kebutuh kita kalau kita hanya meng-copy-paste anggaran kepanitiaan tahun sebelumnya tanpa memilah-milih dulu apa saja yang kita butuhkan untuk menjalankan acara kita di tahun ini. Intinya, jangan malas mensurvei harga. Anggaran tahun sebelumnya sangat bisa dijadikan acuan, tapi bukan berarti kita copy sepenuhnya.

6. Tidak Punya Plan dan Timeline Anggaran yang Rinci

Masalah keuangan itu adalah masalah yang sangat krusial. Karena itu dibutuhkan suatu rencana atau ilustrasi anggaran yang terperinci dan jelas. Kepanitiaan harus punya rencana atau ilustrasi anggaran yang rinci yang menggambarkan kondisi ekspektasi, kondisi dengan anggaran rasional, dan kondisi dengan anggaran minimum. Ketiga kondisi ini harus bisa digambarkan secara rinci. Masalahnya, sering kali kepanitiaan hanya memiliki satu macam ilustrasi anggaran, yaitu anggaran dengan kondisi yang diharapkan. Kenyataannya, pada akhir acara biasanya kita tidak memakai anggaran ekspektasi, melainkan anggaran-yang-fleksibel-di-tengah-jalan. Ada banyak hal-hal tidak terduga yang terjadi selama jalannya kepanitiaan dan proses pencarian dana. Masalah anggaran akan lebih "aman" ketika kita memiliki beberapa ilustrasi sehingga panitia (khususnya bendahara) bisa lebih bijaksana dalam mengambil keputusan terkait anggaran kegiatan.

Hal berikutnya yang tidak kalah penting adalah soal timeline anggaran. Sejujurnya, saya paling tidak suka berhubungan dengan timeline anggaran karena setiap saya melihat jumlah angka yang menjadi target pemasukan tiap bulan demi "menghidupi" acara yang saya buat, saya sangat merasa tertekan. Namun, kita butuh target. Dengan adanya timeline, kita punya gambaran, kita punya target, berapa besar dana yang harus kita kumpulkan dalam beberapa bulan ke depan. Kepada siapa pun yang bertanya soal timeline anggaran inibagaimana kalau kita tidak bisa mematuhi timelinesaya pasti akan bilang bahwa saya pun dulu tidak pernah patuh dengan timeline ini. Tapi timeline ini tetap penting untuk dibuat. Kita tidak bicara soal hasilnya, kita tidak bicara soal apakah di setiap bulannya kita berhasil mencapai target yang ditentukan dalam timeline, tidak. Tapi dengan adanya timeline anggaran, kita punya gambaran yang jelas apa yang harus dicapai setiap bulannya, dan itu pasti membuat kita memutar otak untuk gimana caranya agar bisa memenuhi target pemasukan di setiap bulannya.

7. Idealisme Acara Gratis

Saya mungkin dianggap orang FISIP yang paling "tidak FISIP" dalam arti sangat "perhitungan", apa-apa harus dihitung untung-ruginya (ya... saya "dibentuk" begitu selama di kampus, jadi harap maklum). Saya tahu, hampir sebagian besar acara-acara di FISIP dibuat free alias gratis. Selama di FISIP, saya merasa ada semangat atau idealisme di organisasi-organisasi di FISIP bahwa acara-acara di FISIP yang asik dan gratis ini menjadi pembeda dengan acara-acara di fakultas lain (atau ya... sebut saja di FE) yang sebagian besar berbayar. Ada semacam idealisme bahwa di FISIP, pemikiran kita "anak sosial" berbeda dengan "anak ekonomi".

Ya, saya paham pemikiran ini, tapi nyatanya, masalah-masalah kegiatan di FISIP yang sering defisit atau balik modal apa adanya, membuktikan bahwa "enggak semua harus free". Kalau kita mau acara ini besar, kita harus punya dana abadi, kita harus punya sponsor. Mungkin kita masih sulit mendapatkan sponsor, tapi setidaknya acara ini masih bisa "terselamatkan" kalau ada pemasukan dari penjualan tiket. Kenapa kita harus takut mengkomersilkan acara kita kalau toh acara itu bagus, bermanfaat, dan harga yang kita patok juga masih wajar untuk ukuran kantong target khalayak acara ini. Ketika kita berani menjual produk acara kita, artinya kita punya jaminan kualitas yang kita pertanggungjawabkan kepada khalayak, dan itu tentunya menuntut kita agar membuat acara sebagus mungkin karena kita tahu orang-orang membayar dan mereka punya ekspektasi yang tinggi dengan acara yang kita buat.

Ada banyak banget acara bagus di FISIP yang kreatif, yang out of the box, yang hampir selalu ramai dikunjungi orang-orang, tapi di balik layar, acara-acara itu hampir selalu bermasalah dengan anggarannya. Jangan takut untuk menjual acara kita karena pada akhirnya yang menyelamatkan acara ini (dan kepanitiaannya) adalah ketika acara tidak hanya memuaskan khalayak, tetapi juga membuat seluruh panitia merasa aman dari rasa takut akan defisit dan pencarian dana pascakegiatan. Intinya, menurut saya, adalah sangat wajar untuk menjual tiket masuk di acara-acara yang kita anggap memang pantas untuk dijual.

8. Dana Abadi yang "Terlalu Abadi"

Poin terakhir ini adalah untuk acara-acara yang sudah punya dana abadi, tapi tidak pernah menambah dana abadinya. Ini juga suatu hal yang keliru. Kita tidak hidup di era semua harga stabil dalam kurun waktu 5-10 tahun. Harga kebutuhan acara pasti akan selalu naik setiap tahunnya. Oleh karena itu, menjadi sangat penting untuk terus memperbesar alokasi dana abadi.

Jika tahun ini acara A memiliki dana abadi sebesar lima juta rupiah maka tahun depan, mungkin, dana abadinya bisa ditambah menjadi 10 juta. Ketika kita menginvestasikan dana abadi yang labih besar untuk suatu acara atau kegiatan, kita memang tidak akan merasakan lagi manfaatnya, tapi itu artinya kita telah meninggalkan suatu warisan yang sangat bermanfaat bagi kepanitiaan yang akan datang. Kita tidak bicara soal, "Ini acara gue, tahun depan ya urusan lo." Ketika kita mau sebuah acara berkembang maka kita tidak lagi bicara soal ini acara siapa dan tahun depan acara siapa, tapi kita akan bicara bahwa acara ini harus selalu ada dan harus berkembang. Ketika kita berpikir seperti itu maka kita tidak akan ragu untuk menginvestasikan lebih banyak dana untuk kepentingan acara ini di masa yang akan datang.

Penulis pernah menjabat sebagai Staf Biro Dana Usaha BEM FISIP UI 2009, Project Officer GRAFITY UI 2009, Kepala Biro Dana Usaha BEM FISIP UI 2010, Steering Committe GRAFITY UI 2010, dan Kepala Kantor Komunikasi BEM FISIP UI 2011.

0 komentar :

Posting Komentar

Silakan tulis opini atau komentarmu.